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Projekt zur Einführung einer ERP-Standardsoftware

Bei einem Unfallversicherungsträger sollen mehrere Komponenten einer ERP-Standardsoftware eingeführt werden. Schwierigkeiten bei der Auslieferung der Software in einem dafür erforderlichen Vorprojekt haben bereits zu erheblichen Verzögerungen geführt. Auch im Folgeprojekt der Unfallversicherung zeichnen sich weitere substanzielle Verzögerungen ab. Um die Terminplanung einhalten zu können, wird eine externe Unterstützung der internen Projektleitung mit Fokus auf die Projektsteuerung und eine fachlich-operative Begleitung benötigt.

Den Einstieg in das bereits laufende Projekt hat die sinopsis ag mit einem zweitägigen Workshop mit dem Projektteam für die Analyse der Projektplanung, die Standortbestimmung und die Erhebung von Deltas gestaltet. Dieser Workshop wurde – wie auch die weitere Projektbegleitung – unter Einhaltung aller Auflagen der Corona-Pandemie in Präsenz vor Ort durchgeführt, was sich nach wie vor bei komplexen Sachverhalten bewährt. Alle Präsenz-Veranstaltungen waren eingepasst in ein optimales und konsequentes Hygienekonzept der Unfallversicherung (das sich hervorragend bewährt hat, niemand ist im Laufe des Projektes erkrankt!). Natürlich wurde die Projektarbeit durch eine Vielzahl von Videokonferenzen und telefonischer Besprechungen unterstützt.

 

Jens Gräber, Leiter Zentrale Dienste bei der Unfallversicherung: „Die sinopsis ag hat uns mit ihrem professionellen Programmmanagement dabei geholfen, das Projekt wieder in das richtige Fahrwasser zu bringen, einen eindeutigen Kurs für die Zukunft abzustecken und unser Ziel wieder klar zu erkennen. Dabei hat sie die Menschen in unserem Team mitgenommen und sie zu einer gut funktionierenden Zusammenarbeit gecoacht.“ 

Aus der ersten Analyse ergaben sich thematische Schwerpunkte, die priorisiert und sofort mit konkreten Aktivitäten untermauert wurden. Nur drei Wochen später haben wir mehrtägige Workshops mit dem Software-Ersteller für die Bearbeitung der Schwerpunktthemen sowie die Erhebung und das Closing der Anforderungen durchgeführt. Daraus entstand eine klare Roadmap für die folgenden Monate.

Parallel dazu ist eine klassische Kommunikationsstruktur für regelmäßige und kurz getaktete Meetings aufgebaut worden. Besondere „Weekly‘s“ – wöchentliche kurze Abstimmungsmeetings - für die Schwerpunktthemen wurden zusätzlich eingerichtet, um permanenten Kontakt zu den Bearbeitern und priorisierten Themen herzustellen und zu halten. Auf diese Weise war eine Kommunikation über alle crossfunktionalen Teilprojekte gewährleistet. Das Wichtigste dabei: die Menschen wurden auf diese Art und Weise zusammengebracht, Vertrauen wurde zueinander aufgebaut, dadurch kurzfristig ein erfolgreiches Team-Building ermöglicht!

Der nächste – direkt folgende - Schritt hatte ein klares Ziel: alle Betroffenen zu Beteiligten machen! Dies beinhaltete, den intensiven Austausch zwischen dem Projektteam, seiner Dachorganisation, dem Software-Ersteller und schließlich dem Betreiber sicherzustellen. Nur so konnten die unterschiedlichen Sichten auf und die Anforderungen an das Projekt zu einem sinnvollen Ganzen zusammengebracht werden. Schließlich ermöglicht erst die Gesamtsicht ein adäquates und erfolgreiches Risikomanagement durch die Projektleitung.

Auch die Planungsgrundlagen wurden einer Sichtung und Überarbeitung unterzogen. Der Projektplan wurde konsolidiert und gestrafft. Eine „Ampelfunktion“ für frühzeitige Hinweise auf anstehende Deadlines und zu erfüllende Aufgaben wurde eingebaut, damit die Aufgaben und dahinterstehenden Prozesse rechtzeitig in die Bearbeitung einbezogen werden konnten. Mit diesen Maßnahmen konnte Transparenz über das ganze Projektgeschehen hergestellt und die Akzeptanz der Planung massiv erhöht werden.

An die etwa 10-wöchige sehr intensive Konsolidierungsphase schloss sich eine auf den zuvor eingerichteten Routinen basierende und konsequente Projektsteuerung an, die in Verbindung mit direkter operativer Unterstützung in allen erforderlichen Themenbereichen zu einer zielgerichteten Entlastung der Fachverantwortlichen geführt hat. Diese nun routinierte Vorgehensweise bot schließlich den Rahmen, um die Vorbereitungen der Tests inklusive der erforderlichen Schulungen, die Planung des Cut-Over und des Go-Live in Angriff zu nehmen.

Benötigen Sie Unterstützung beim Aufbau oder bei der Planung eines Projekts? Oder ist Ihr laufendes Projekt „festgefahren“? Wir bieten Ihnen einen eintägigen kostenlosen Workshop für eine unverbindliche Beratung oder zur Statusfeststellung an. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail.