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Reorganisation einer Unfallkasse

sinopsis steigerte die Leistungsfähigkeit einer Unfallkasse durch Optimierung von Prozessen und Organisationsstrukturen.

Vor dem Projekt hatte die Unfallkasse durch ihre Aufteilung wichtiger Kernbereiche in verschiedenen Abteilungen mit großen Reibungsverlusten zu kämpfen. Insbesondere bei der Post-, Scan- und Leichtfallsachbearbeitung kam es zu massiven Rückständen, so dass Vorgänge kaum fristgerecht bearbeitet werden konnten. Außerdem stand die Organisation des Reha-Managements einer effektiven, kundenorientierten Arbeit im Wege.

Unsere Berater entwickelten gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitern Lösungsszenarien, die der Struktur und Größe der Unfallkasse angemessen waren. Das Ergebnis war ein Modell, bei dem Post-, Scan- und Leichtfallsachbearbeitung zu einer Eingangssachbearbeitung zusammengefasst wurden. Wir begleiteten die Umsetzung und halfen der Unfallkasse, bei auftretenden Schwierigkeiten schnell nachzusteuern.

Zudem konnten wir durch die Einführung einfacher Controlling-Instrumente transparent machen, in welchen Bereichen zu welchen Zeitpunkten wie viel Arbeit anfällt. Damit gaben wir den Führungskräften Wege und Mittel in die Hand, um frühzeitig flexibel auf Veränderungen von Arbeitsaufkommen und Mitarbeiterstand reagieren zu können.

Ein positiver Nebeneffekt des Projekts war eine Veränderung der Kommunikationskultur des Kunden. Lösungen wurden zusammen mit den Betroffenen in Workshops erarbeitet, die von unseren Beratern vorbereitet und moderiert wurden. Die Veränderungen für die Mitarbeiter waren teilweise massiv, was oft sehr emotionale Diskussionen zur Folge hatte. Trotzdem konnten wir gemeinsam konstruktive Lösungen finden, die von den Mitarbeitern dann auch mitgetragen wurden.

Am Ende dieses Prozesses standen Ergebnisse, die nicht nur auf dem Papier gut aussahen, sondern auch in der Praxis funktionieren.