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Restrukturierung einer Leistungsabteilung

sinopsis schuf die Bedingungen für eine einheitliche Sachbearbeitung in der Unfallkasse und reduzierte Personalengpässe.

Am Anfang des Projekts stand eine Analyse der tatsächlichen Auslastung der ca. 80 Abteilungsmitarbeiter sowie die Ausarbeitung eines Konzepts zur einheitlichen Aufgabenerfüllung – trotz der Aufteilung der Mitarbeiter auf zwei Standorte.

Unsere Berater untersuchten hierfür in Workshops den Personalbedarf der betreffenden Abteilung. Dabei identifizierten und dokumentierten wir notwendige Kernprozesse, um im Anschluss durch ein analytisches Schätzverfahren die Arbeitsaufwände pro Prozess zu erheben.

Parallel nahmen wir uns die bestehenden Organisationsstrukturen vor. Ein Kernteam aus Mitarbeitern der Unfallkasse und unseren Beratern erarbeitete verschiedene Lösungsvarianten auf Basis von Leitlinien, welche die Geschäftsführung formuliert hatte. Zum einen sollte es weniger Hierarchiestufen geben, zum anderen sollten die Mitarbeiter eigenständiger arbeiten dürfen. Das Konzept für die neue Organisationsstruktur konnte die Anforderungen letztendlich fast vollständig erfüllen.

Umgesetzt wurde die neue Organisationsstruktur anhand einer detaillierten Projektplanung, die gemeinsam von allen dafür relevanten Abteilungen der Unfallkasse erarbeitet wurde. Diese Vorgehensweise machte es möglich, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Themen sofort zu erkennen und operative Entscheidungen im Rahmen der Projektstruktur schnell zu treffen.

Dank der guten Vorarbeit konnten die Maßnahmen termingerecht umgesetzt werden, ohne das Tagesgeschäft des Kunden einzuschränken.