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Portfolio-Steuerung der IT

Aufbau einer Portfolio-Steuerung der IT

Eine an den Geschäftszielen ausgerichtete Planung und Steuerung von IT-Vorhaben ist in vielen Organisationen eine große Herausforderung. Sie wird nicht einfacher, wenn die fachlichen Aufgaben sehr breit gefächert sind. Aber gerade dann ist eine gute Struktur zur Abstimmung wesentlich, um die verfügbaren Mittel und Menschen für IT-Entwicklung so gut wie möglich im Sinne der Gesamtorganisation und ihrer Ziele einzusetzen.

Unseren Kunden – einen großen Landschaftsverband, der von der psychosozialen Versorgung bis zum Betrieb von Museen viele Themen bearbeitet – haben wir 2017 schon bei der Entwicklung eines Konzepts für die IT-Steuerungsstruktur aus den fachlichen Organisationseinheiten unterstützt. Auf Basis unserer Empfehlungen werden nun schrittweise neue Elemente der IT-Steuerung aufgebaut.

Nun konnten wir durch die gemeinsame Arbeit erste und wichtige Schritte beim Aufbau der Portfolio-Bewertung und Portfolio-Steuerung machen. Hierdurch werden die unterschiedlichen Anforderungen an Entwicklungsprojekte in einem gemeinsamen Prozeß betrachtet und bewertet, um daraus die durchzuführenden Projekte mit dem hausinternen IT-Dienstleister abzuleiten.

Dabei war unserem Kunden und uns wichtig, den Fokus vor allem auf gute Prozesse zu legen. Die haben wir in einer Arbeitsgruppe entwickelt, dann in einem ersten Schritt für eine kleinere Anzahl von Projekten getestet. Verfahren und Test wurden mit allen Fachbereichen diskutiert und führten zu einer Übernahme des Vorgehens für alle IT-Vorhaben. Dabei wurde der Prozeß zunächst nur mit einem sehr einfachen Werkzeug unterstützt, daß wir in der gemeinsamen Arbeit entwickelt haben. Erst im nächsten Schritt soll nun ein geeignetes umfassendes Werkzeug ausgewählt werden, daß zu den vereinbarten und gelebten Prozessen passt.

Dieser schrittweise Aufbauprozeß der Steuerung dauert zwar seine Zeit, aber durch die vorherige Priorisierung der Schritte konnten wesentliche Erfolge sehr früh erzielt werden – was wiederum die Akzeptanz für den Aufbau der Steuerung insgesamt sehr befördert.