Projekteinblicke
partnerschaftlich - systematisch - nachhaltig

Lösungen, die der Kunde braucht

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Outsourcing IMAC

sinopsis begleitet einen IT-Dienstleister der gesetzlichen Krankenversicherung bei der Verlagerung der Arbeiten zur Installation und Veränderung von Computer-Arbeitsplätzen

Arbeiten beim Aufbau, Abbau oder bei der Veränderung von Computer-Arbeitsplätzen sind logistisch aufwendig und binden daher viel Zeit. Gerade bei konzerninternen IT-Dienstleistern müssen diese Arbeiten von Mitarbeitern erledigt werden, die eigentlich deutlich höhere Wertbeiträge leisten können – zum Beispiel bei speziellen Fragestellungen zu Kernanwendungen.

Um hier die Verfügbarkeit der eigenen Mitarbeiter für fachlich spezifische Arbeiten zu erhöhen, hat sich einer unserer Kunden zur Auslagerung der sogenannten IMAC-Dienstleistungen entschieden. sinopsis hat hierfür bereits die Beratung bei der strategischen Neuausrichtung der Support-Organisation seit Ende 2017 unterstützt und dabei auch die Auslagerung von IMAC-Tätigkeiten empfohlen.

Jetzt begleiten wir unseren Kunden bei der Vorbereitung und Durchführung der Vergabe. Denn natürlich müssen die erforderlichen Leistungen umfassend und präzise beschrieben werden, damit externe Firmen sie realistisch bepreisen können. Und weiterhin steht natürlich die Auftraggeberin gegenüber den Konzernkunden in der Pflicht, die dort vereinbarte Servicequalität innerhalb vereinbarter Budgets zu liefern. Auch der Aufbau der Interaktion mit dem zukünftigen Dienstleister ist zu planen, um reibungslose Arbeitsprozesse und eine gute Steuerung des Gesamtauftrags zu sichern.

Für all diese Fragestellungen setzen wir auch unser in anderen Umgebungen mit ähnlichen Fragestellungen gewonnenes Wissen ein. Nach der für Ende 2019 geplanten Vergabe erwarten wir und unser Kunde so eine kurze und erfolgreiche Übergabephase mit überschaubarem Projektaufwand.

eAkte in der DRV

sinopsis ag unterstützt die Einführung der elektronischen Akten bei einem Träger der gesetzlichen Rentenversicherung

Die sinopsis ag unterstützt die Einführung der elektronischen Akten bei einem Träger der gesetzlichen Rentenversicherung

Die Deutsche Rentenversicherung hat verbindlich entschieden, bei allen Trägern ab 2020 die bisherige papiergebunden Vorgangsbearbeitung durch die elektronische Aktenführung und Bearbeitung bei Rente und Rehabilitation abzulösen.

Die Einführung der elektronischen Akten verändert die Arbeit der Sachbearbeitung auf vielfältige Art und Weise. Jahrelang eingeübte Vorgehensweisen müssen durch digitale Prozesse und Werkzeuge ersetzt werden. Digitalisierung ist insbesondere hier ein Veränderungsprojekt, das über die bloße Einführung neuer Technik weit hinausgeht. Es betrifft alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung und muss parallel zum laufenden Geschäft eingeführt werden. Dies erfordert einen klugen und abgestimmten Mix aus notwendigen technischen Erweiterungen und Optimierungen, fachlichen Prozessanpassungen und zahlreichen Schulungen. Der Projektplan muss eine machbare Hochskalierung bei der Einführung in einzelnen Teams mit entsprechenden Arbeitsmengen verbinden. Dies gelingt nur mit zielgerichteter Nachbetreuung und intensiver Begleitung.

Sinopsis hat gemeinsam mit dem Team der DRV Projektvorgehen und Projektplanung entwickelt und steuert das Projekt eAkte gemeinsam mit dem internen Projektleiter. Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten werden als Referenz für das Vorgehen eingebracht. Kommunikation, Überzeugungsarbeit und direkter Dialog mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind wichtiger Bestandteil des erfolgreichen Veränderungsprozesses.

Gemeinsame IT-Strategie

sinopsis unterstützt 11 gesetzliche Unfallversicherungsträger bei der Auslagerung ihrer IT-Services

sinopsis unterstützt 11 gesetzliche Unfallversicherungsträger bei der Auslagerung ihrer IT-Services.

11 Unfallkassen (von insgesamt 32 Unfallversicherungsträgern) betrieben ihre IT bislang selbst. Analysen machten schnell klar, dass die nötige Steuerbarkeit der IT-Kosten und eine bessere Verfügbarkeit und IT-Sicherheit mittelfristig nur über die Auslagerung des IT-Betriebs auf einen gemeinsamen Dienstleister erreicht werden kann.

Unsere Berater unterstützten die Kundengruppe bei der Entwicklung eines tragfähigen Betriebs-Konzepts. Eine ganzheitliche Strategie dahinter stellte sicher, dass wir gemeinsam immer die gesetzten Ziele im Blick behalten.

Unsere Aufgaben waren:

  • Eine Schwachstellen-Analyse des Ist-Betriebs in den Unfallkassen
  • Die Moderation von Gremiensitzungen zur Vermittlung komplexer technischer Zusammenhänge auf Geschäftsführungsebene
  • Die methodische Unterstützung bei der Entwicklung der Anforderungsbeschreibung
  • Die Entwicklung eines Preis- und Qualitätsmodells für die IT-Services
  • Die fachliche Vorbereitung und inhaltliche Begleitung eines Verhandlungsverfahrens zur Vergabe des Betriebs
  • Die Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse
  • Die Abstimmung von Vertragsentwürfen mit einer spezialisierten Anwaltskanzlei

Eine besondere Herausforderung war es, in dieser großen, heterogenen Kundengruppe einen Konsens herzustellen. Das erreichten wir dank einer stringenten Projektorganisation und kontinuierlichen Einbeziehung der Entscheidungsträger.

Inzwischen wurde das Vergabeverfahren erfolgreich abgeschlossen und ein Bieter ausgewählt. In mehreren Migrationsschritten erfolgt nun bis Mitte 2017 die Auslagerung aller 11 IT-Services an den gemeinsamen Dienstleister.