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Arbeiten in Netzwerken will organisiert sein: Wir verraten Ihnen die Erfolgsfaktoren

In unserem Artikel „7 Unfallkassen – 80 Services - 365 Tage“ haben wir beschrieben, wie neun Organisationen in einem gemeinsamen Projekt daran gearbeitet haben, die Voraussetzungen für eine noch engere Zusammenarbeit zu schaffen. Nun konnte das Projekt zur Einführung harmonisierter IT-Services für zehn Unfallkassen mit ihren fast 2.000 Beschäftigen erfolgreich abgeschlossen werden. Es grenzt nahezu an ein Wunder, dass das Projekt trotz Corona und den damit einhergehenden Beschränkungen zeitlich im Rahmen, finanziell unterhalb des Budgets blieb und zur vollen Zufriedenheit aller abgeschlossen werden konnte.

Was nehmen wir aus diesem komplexen Projekt mit?

4 Erfolgsfaktoren für komplexe Projekte 

Dieses Projekt ist nur eines von vielen, die unsere Kunden im Jahr 2020 erfolgreich abschließen konnten. Durch das Projekt wurden Veränderungen in insgesamt neun voneinander unabhängigen Organisationen angestoßen, die es zu synchronisieren galt.

Wir sind dankbar, dass wir hierbei mit Rat und Tat zur Seite stehen und diese Projekte mitbegleiten durften- ob als PMO, Projektleitung, Sparrings-Partner oder Agiler Coach.

Die folgenden 4 Erfolgsfaktoren haben sich hierbei als wesentlich herauskristallisiert:

Erfolgsfaktor 1: Start lean, learn and adapt

Ob etwas tatsächlich funktioniert, merkt man oft erst dann, wenn man es wirklich ausprobiert. Das gilt auch für Formate der Zusammenarbeit. Durch Pilotierungen einer oder mehrerer „MVPs“ (Minimal Viable Products) konnten früh im Projekt gemeinsame Erfahrungen gesammelt werden, die direkt in die Projektorganisation einflossen. Auf diese Weise entstand eine individuelle Projektstruktur, die effizient arbeitete, passgenau auf Problemstellungen zugeschnitten war und auf allen Ebenen die notwendige Transparenz erzeugte.

Erfolgsfaktor 2: Wenn äußere Strukturen wegfallen, sind innere Strukturen umso wichtiger

Regelmeetings, Projektstrukturpläne und das richtige Projektsetup gewinnen an Bedeutung, wenn äußere Strukturen wegfallen. Homeoffice verlangt Teams viel ab und erfordert bewegliche innere Projektstrukturen, innerhalb derer sich die Menschen bewegen und zusammenarbeiten können. Auf diese Weise entstehen flexible Projektstrukturen, die Freiheit für die Entwicklung organisationsspezifischer Umsetzungsfelder und kollaborativer Zusammenarbeit im Gesamtprojekt herstellen.  

Erfolgsfaktor 3: Kultur frisst Strategie zum Frühstück (Peter F. Drucker)

Diese Erkenntnis ist nicht neu, aber nach wie vor wahr. Wenn die Kultur und die Art der Zusammenarbeit nicht stimmig sind, sind Unternehmen nicht auf Dauer überlebensfähig. Gleiches galt innerhalb dieses Projektes: Moderierte Regeltermine, gelebte Multiperspektivität und eine offene Konfliktkultur waren unabdingbar, um aus Fehlern zu lernen und nötige Kurskorrekturen zügig umzusetzen. Dabei konnten wir durch unsere verteilten Projektrollen die Verbindung über die verschiedenen Ebenen herstellen. Das gab dem gesamten Projekt eine derart positive Dynamik, sodass der Großteil des Projekts bereits vor Plan fertiggestellt werden konnte.

Erfolgsfaktor 4: Transparenz schafft Orientierung 

Jeder Projektbeteiligte benötigt Transparenz über den Kontext, in dem er sich gerade bewegt. Nur wenn die Auswirkungen des eigenen Handelns auf den aktuellen Projektzusammenhang bekannt sind, kann der Einzelne sein Handeln hierauf ausrichten. Klingt einfach, ist bei komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten aber nicht einfach umzusetzen. Ergebnisse entstehen, wenn die richtigen Leute zur richtigen Zeit über die richtigen Dinge sprechen. Hierfür setzen wir natürlich auch auf Hilfsmittel wie modulare Projektmanagement-Tools, transparente Dokumentenaustausch- und Ablagesysteme, ein starkes PMO, Burn-Down-Charts etc. Diese Tools setzen wir zielgerichtet ein, um den Dialog im Projekt zu steuern.  

Unser Fazit: Erfolgreiche Projekte sind kein Selbstläufer- können mit der richtigen Begleitung aber richtig viel Spaß machen.

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