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Agile Projekte sind robuster in der Krise

Um ihren Service in drei Bundesländern nachhaltig und flächendeckend bieten zu können, hat sich die kubus IT - selbst Voll-Dienstleister gesetzlicher Krankenversicherungen für IT-Leistungen - zur Vergabe dezentraler Serviceleistungen (IMAC/R) an einen strategischen Partner entschieden.

Die Challenge: IMAC-Auslagerung agil

Ein Auslagerungsprojekt für Standardprozesse „agil“ gestalten? Auf den ersten Blick nicht selbstverständlich, werden hier doch keine wirklich neuen Funktionen entwickelt, sondern möglichst bewährte Standards des IT-Servicemanagements eingeführt. Es geht um einen festgelegten Leistungsumfang und Zieltermine – passt das mit "agilen" Vorgehensweisen zusammen?

Für sinopsis und die kubus IT war die Antwort von Anfang an klar: Unbedingt! Denn es geht um die Weiterentwicklung von Service, ein effizientes Zusammenspiel von Prozessen und Schnittstellen über insgesamt vier Organisationen und vor allem um tragfähige Arbeitsbeziehungen, die sich im Verlauf der Zeit ständig weiterentwickeln sollen.

Expertise nutzen - voneinander lernen

Die Teams der sinopsis ag und der kubus IT steckten die Köpfe zusammen und entwarfen eine Projektstruktur nach agilen Formaten. Schnell wurde klar: Hier bietet sich die Chance Wissen aus der ganzen Organisation zu aktivieren - und die Mitarbeiter intensiv in die Weiterentwicklung der eigenen Rolle als Service Provider einzubinden. Das vielgepriesene "agile Mindset" - die Bereitschaft zur Veränderung entlang von Erfahrungsaufbau und frühem Lernen - brachten die Projektbeteiligten mit. Und weil auch intern vieles neu zu strukturieren ist, ließe sich der Verbesserungsmotor direkt in die Zusammenarbeit mit dem neuen Dienstleistungspartner einbauen.

Dieser griff den Vorschlag aus den gleichen Gründen sofort auf. Erfahrene Kollegen beider Organisationen wurden gewonnen, um jeweils als Tandem in den sechs Projekt-Teams die Product Owner Rollen zu übernehmen. Der Projektstart fiel auf Anfang Februar…

…und dann kam Corona

Zwei Wochen nach Projektstart: Absage aller Dienstreisen und Vor-Ort-Treffen. Kein Reisen bedeutete auch für uns im Projekt: Ein Kickoff ohne den „Kick“ des persönlichen Kennenlernens, keine täglichen Status-Checks rund um gemeinsame Kanban-Wände, keine Post-IT-Bewegungen und keine Flurgespräche zum gegenseitigen Austausch. Bis auf weiteres: Arbeiten aus dem Home-Office. Viele Erfolgsfaktoren agiler Methoden standen erst mal nicht zur Verfügung. Stattdessen standen Product Owner und Scrum Master nun vor der Herausforderung, ihre Teams gleichzeitig technisch, methodisch, fachlich UND persönlich über rein digitale Formate zusammen zu bringen.

Und 6 Wochen später?

Unbeeindruckt von den Corona-Maßnahmen hatten die sechs Teams sich gefunden. Sie blickten auf prall gefüllte Product-Backlogs und gestalteten ihre Refinements, Plannings, Dailies und Co. immer sicherer gemeinsam. User Stories werden immer routinierter erstellt und viele werden gleichzeitig bewegt: Von Auftrags- bis zu Rechnungsprozessen, von Governance bis zu Lagerbestückung, von Systemschnittstellen bis zum Wissensaufbau. Mitarbeiter aus vier unabhängigen Organisationen arbeiten gemeinsam an durchgängigen Ergebnissen - einerseits erzeugt das eine enorme Komplexität und erfordert natürlich viel Kommunikation. Andererseits sind ein gutes Verständnis der jeweiligen Kontexte und damit schnelle Klärungen und pragmatische Lösungen das Ergebnis.

Wir von sinopsis unterstützen zu dritt - gemeinsam mit drei weiteren Agility Mastern der kubus IT - die Selbstorganisation im Projekt und helfen auf übergeordneter Flughöhe Zielkorridore abzustecken und gemeinsam mit den Product Ownern Abhängigkeiten zwischen den sechs Teams zu koordinieren. Strukturell getragen wird das Projekt vom unermüdlichen Engagement der Product Owner, die mit ihrer lösungsorientierten Haltung und großen Erfahrung die Aufträge an die Teams formulieren und Zielgruppeninteressen austarieren.

Das Feedback der Teams lässt spüren: Home-Office-Stress und Reisebeschränkungen können einem agilen Projekt wenig anhaben. Die Teams probieren für sich verschiedene digitale Formate der Zusammenarbeit aus und entscheiden selbst, wie sie am besten vorankommen - mit wachsender Begeisterung. Beim Projektpartner gab es laut Hörensagen sogar einen heimlichen Wettbewerb, wer beim Projekt mitarbeiten darf!

Reflektieren und Justieren

Diese Grundprinzipien sind – wie eigentlich immer im Leben – auch in diesem Projekt unser ständiger Begleiter. Fokus, Teamaufträge und Methoden werden je nach Projektphase und Erfahrungsgrad der Teams angepasst. Die Teamarbeit über die Backlogs und Sprints wird von sinopsis mit einer „Überflugplanung“ ergänzt. Damit wird für die Teams die notwendige Orientierung über gemeinsame Zielhorizonte geschaffen, an denen sie sich ausrichten und zukünftige Aufgabenstellungen grob ableiten können. Diesen Phasenplan nutzen wir kontinuierlich zum offenen Austausch über Prioritäten, Impediments und Fokussierung. So gelingt es das intrinsische Wissen der Projektbeteiligten entlang einer übergeordneten „Flugroute“ zu organisieren.

Fazit: Agile Projektstrukturen reagieren robuster in der Krise

Wir ziehen daher gemeinsam mit der Projektleitung der kubus IT das Fazit: Die frühzeitige Ausrichtung auf ein agiles Projektvorgehen war genau richtig, um den Herausforderungen der Corona-Krise trotz hoher organisatorischer Komplexität flexibel zu begegnen und viele Arbeitsstränge in Bewegung zu bekommen. Die eng getakteten Scrum-Formate bieten einen stabilen Rahmen für Vernetzung und sind Grundlage dafür, dass sich Teams bei Bedarf schnell reorganisieren können. In einer komplexeren Projektlandschaft – hier 6 Teams, deren Ergebnisse einander bedingen – braucht es zudem übergeordnete Formate zur Steuerung.

In einem solchen Umfeld begleiten und ergänzen die Berater von sinopsis interne Teams so, wie es am besten unterstützt. Dadurch können Projekte Fahrt aufnehmen, Erfahrung baut sich auf, interne Methodenkompetenz wird im Projekt weiterentwickelt, und die Projektbeteiligten können sich gleichzeitig in ausreichendem Maß der inhaltlichen Arbeit widmen.

Wir sind überzeugt: Projekte sind viel mehr als das Umsetzen eines Plans. Es sind zukunftsgerichtete Entwicklungsfelder für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Nutzen Sie sie!

Sprechen Sie mich gerne an: Über LinkedIn, per E-Mail oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

sinopsis hat im vergangenen Jahr mit der kubus IT die Ausschreibung entwickelt, Leistungsumfang, Anforderungen und Abgrenzungen beschrieben und das Vergabeverfahren mitgestaltet. Nun unterstützen wir die kubus IT und ihren Partner beim Aufbau ihrer Zusammenarbeit in den Rollen Scrum Master, Projekt-Koordinatoren und agile Coaches.