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Überbrückung der virtuellen Distanz

Mit den richtigen Methoden Nähe schaffen

Sie arbeiten mit einem Team zusammen, das aus fünf Mitarbeitern besteht. Diese Mitarbeiter sitzen an fünf verschiedenen Standorten, in drei Bundesländern, mit jeweils mehr als einer Stunde Fahrzeit zueinander. Jeder dieser Mitarbeiter hat einen vollen Terminkalender mit Regelterminen und Abwesenheiten zu unterschiedlichen Zeiten.

Sie möchten, dass das Team gemeinsam an einem Projekt arbeitet und gute Ergebnisse erzielt. In der Praxis stellen Sie aber fest, dass in den regelmäßigen Telefon- und Webkonferenzen viel Zeit damit vergeht, die Teammitglieder wieder auf den gleichen Stand zu bringen und ein gemeinsames Verständnis von Themen herzustellen. Ideen werden mehrfach diskutiert, anstatt sie weiter zu entwickeln. Die Produktivität leidet.

Dieses Beispiel aus unserer Beratungspraxis ist kein Einzelfall, sondern immer öfter eine Rahmenbedingung, der wir begegnen. Dabei geht es um mehr als den räumlichen Abstand. Er ist nur ein Teil einer umfassenderen Distanzierung.

Virtuelle Distanz

Zur virtuellen Distanz tragen nach Sobel-Lojeski drei Faktoren bei. Erster Faktor ist die bereits beschriebene „physische Entfernung“. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine geografische Entfernung. Dazu zählen unterschiedliche Standorte, Zeitzonen oder auch Organisationseinheiten. Als zweiter Faktor wird die „Betriebsentfernung“ bezeichnet. Diese baut sich auf, wenn ein gemeinsamer Kontext für die Zusammenarbeit fehlt. Beispiele hierfür sind Fehlkommunikationen zwischen den Beteiligten, urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten einzelner Teammitglieder oder auch Probleme technischer Natur wie Verbindungsmängel in einer Telefonkonferenz. Der dritte Faktor wird als „Beziehungsentfernung“ bezeichnet. Sie behindert den Aufbau der zwischenmenschlichen Beziehungen in Teams und kann beispielsweise dadurch entstehen, dass ein Team kein gemeinsames Ziel erkennt, so dass die Motivation zur Investition in die Beziehung sinkt. Auch Sprachbarrieren oder unterschiedliche Organisationskulturen nach einem Merger tragen dazu bei.

Für Führungskräfte ist es wichtig zu erkennen, wenn eine solche virtuelle Distanz vorhanden ist, und zu wissen, dass es Wege gibt, sie zu verringern. Naheliegend wären regelmäßige Präsenztreffen des Teams, doch der Aufwand dafür kann hoch sein, und mitunter sind Reisen einfach nicht möglich.

Überbrückung der virtuellen Distanz

Nur wenn Führungskräfte anerkennen, dass Distanzen bestehen, sie transparent machen und mit dem Team nach einer geeigneten Lösung zur Überbrückung zu suchen, können sie die Bildung und Leistung des Teams aktiv verbessern. Dafür gibt es eine Reihe sich ergänzender Interventionen, von denen wir Ihnen hier eine vorstellen möchten.

Blended Coaching

Der Begriff des „Blended Coaching“ ist angelehnt an das bekanntere „Blended Learning“. Zur Erinnerung: Unter Blended Learning wird ein integriertes Lernkonzept verstanden, mithilfe dessen klassische Lernmethoden und -medien mit neuen Möglichkeiten kombiniert werden (z.B. mit eLearning-Angeboten oder Lern-Apps). Dieses Vorgehen lässt sich auch auf den Ansatz des Coachings übertragen. Wir verstehen darunter eine digitale und mediale Unterstützung situativer Coaching-Bedarfe durch individuell angepasste Inhalte (Print, Audio, Video). Diese können aus öffentlich zugänglichen Quellen entnommen werden oder die kundeneigenen Informations- und Lernportale nutzen. Wichtig ist, dass die Mitglieder des Teams über ein Mindestmaß an Selbstorganisation, Lernmotivation und Medienkompetenz verfügen.

Das Praxisbeispiel hat sinopsis im Rahmen einer Teamentwicklung in der eingangs geschilderten Situation erstellt. Auslöser war eine offen gebliebene Frage aus einer Telefonkonferenz, wie mehrere agile Entwicklungsteams an einem Produkt gemeinsam arbeiten können.

Abbau von virtueller Distanz mit Hilfe von Blended Coaching

Diese Intervention haben die Teammitglieder aus mehreren Gründen als hilfreich empfunden:

  • Eine E-Mail mit Internet-Links ist niedrigschwellig und kann von jedem an einem Ort und zu einer Zeit seiner Wahl gelesen werden. Physische Distanz und Betriebsentfernung spielen dabei keine Rolle; zum Lesen reicht ein Smartphone.
  • Der Inhalt ist gezielt kuratiert, der Zeiteinsatz vorab bekannt und planbar. Zur nächsten Telefonkonferenz haben alle Teammitglieder die gleichen Informationen in Form dreier kurzer und für die Situation passender Videobeiträge erhalten.
  • Die Rahmensituation ist für jedes Teammitglied nachvollziehbar: Eine Abweichung von vorgegebenen Prozessen ist grundsätzlich möglich und in manchen Situationen sogar notwendig. Das Ergebnis ist wichtiger als die Methode.
  • Ein Teilnehmer, der längere Zeit abwesend war, konnte sich nach seiner Rückkehr auf den gleichen Kenntnisstand bringen und die Entscheidungen des Teams nachvollziehen.
  • Im günstigsten Fall wird die Nachricht weiter verteilt und von anderen Mitarbeitern und Führungskräften gelesen. Dadurch können in einer Organisation neue, gemeinsame Narrative entstehen und Teil der Unternehmenskultur werden.

Wie geht Ihre Organisation mit den Distanzen in virtuellen Teams um? Wir freuen uns über einen Erfahrungsaustausch mit Ihnen! Sie erreichen uns über die genannte/n Ansprechpartner/in oder über unser Kontaktformular.